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GESTIÓN
DOCUMENTAL
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Aunque en general la
percepción de documento se asocia a una o varias páginas en papel
(actualmente se ha ampliado a ficheros en formato electrónico, por
ejemplo «un documento Word»), este concepto está evolucionando
rápidamente y hoy en día se habla de mensajes de correo electrónico,
mensajes de voz, videoclips páginas webs, etc.
Se puede decir que un
Sistema de Gestión Documental se ocupa del procesado, almacenamiento, búsqueda,
recuperación y distribución de documentos al conjunto de usuarios que
operan en el mismo. Las características de un Sistema de Gestión
Documental son:
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Mantenimiento
coherente de la información procedente de diferentes compañías y
organizaciones.
-
Definición de
flujos de trabajo en el sistema para la gestión de procesos
operativos entre departamentos y empresas externas.
-
Gestión de la
información en formato nativo.
-
Control de acceso a
la información.
-
Seguridad ante la
posible pérdida de documentación.
De entre las ventajas
que aportan estos sistemas a una organización destacan las siguientes:
-
Reducción de costes
de los procesos empresariales, mediante el rediseño de procesos,
sustitución del trabajo administrativo no productivo y reducción del
espacio físico de almacenamiento.
-
Reducción de los
ciclos de trabajo, aumentando la concurrencia de las distintas
actividades necesarias.
-
Unificación de los
procesos empresariales en los distintos ámbitos departamentales y
geográficos, potenciando los canales formales y los procedimientos de
trabajo lo que facilitará el cumplimiento de los requerimientos que
los sistemas de calidad imponen.
-
Aumento de las
capacidades de comunicación en toda la organización, mejorando la
integridad y seguridad de la información.
Las funcionalidades básicas
que suelen incluir los sistemas de gestión documental son:
-
Sistemas y
procedimientos para la incorporación masiva de documentos en diversos
formatos electrónicos y procedentes de sistemas informáticos heterogéneos.
-
Sistemas de escaneo
para la incorporación masiva o discreta de documentos que están en
formatos no electrónicos.
-
Gestión de
documentos y sus metadatos.
-
Referencias a
documentos externos al propio sistema de gestión documental (fotos, vídeos,
radiografías, etc.).
-
Creación de
relaciones entre documentos y entre estos y el resto de componentes
del sistema documental (carpetas, metadatos, etc.).
-
Mantenimiento de
histórico de los documentos.
-
Localización de
documentos mediante técnicas de búsqueda.
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Edición de archivos
utilizando sus herramientas nativas de creación.
-
Disposición de un
software para la visualización de archivos en los formatos más
comunes.
-
Control del acceso a
documentos según perfiles de usuario.
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Anotación en
documentos sin modificar el contenido de los mismos.
-
Importación de
información contenida en otras aplicaciones.
-
Herramientas de
flujo de trabajo que incluyan un control del mismo.
-
Sistemas de impresión
de documentos.
Los sistemas de
gestión documental más avanzados permiten también:
-
La gestión
del ciclo de vida completo de un documento, manteniendo la traza de
revisiones y el histórico de cambios.
-
La relación de los
documentos con los elementos o activos.
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