GESTION
DOCUMENTAIRE
Bien qu'en général la
perception de document soit associée à à un ou plusieurs pages en
papier (actuellement Word s'est étendu à des fichiers en format électronique,
par exemple disons : "un document"), ce concept évolue
rapidement et de nos jours parlons de de : messages de courrier électronique,
messages de voix, vidéoclips pages webs, etc..
Il peut être dit qu'un
Système de Gestion Documentaire s'occupe l'accusé, le stockage, la
recherche, la récupération et la distribution de documents à l'ensemble
d'utilisateurs qui opèrent dans ce dernier. Les caractéristiques d'un
Système de Gestion Documentaire sont :
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Maniement de grands
volumes de documentation. |
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Garantie
d'accès à l'information la plus actuelle. |
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Maintien
cohérent de l'information de différentes compagnies et
d'organisations. |
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Définition
de flux de travail dans le système pour la gestion de processus opérationnels
entre des départements et des entreprises externes. |
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Gestion
de l'information en format indigène. |
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Contrôle
d'accès à l'information. |
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Sécurité
devant la possible perte de documentation. |
Parmi les avantages qui
apportent ces systèmes à une organisation ils soulignent les suivantes :
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Réduction
de coûts des processus patronaux, par la reconception de processus,
substitution du travail administratif non productif et réduction de
l'espace physique de stockage. |
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Réduction
des cycles de travail, augmentant l'accord des différentes activités
nécessaires. |
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Unification
des processus patronaux dans les différents domaines départementaux
et géographiques, en renforçant les canaux formels et les procédures
de travail ce qui facilitera l'accomplissement des demandes que les
systèmes de qualité imposent. |
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Augmentation
des capacités de communication dans toute l'organisation, améliorant
l'intégrité et la sécurité de l'information. |
Les fonctionalités de
base qui incluent généralement les systèmes de gestion documentaire
sont :
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Systèmes
et procédures pour l'incorporation massive de documents dans divers
formats électroniques et de systèmes informatiques hétérogènes. |
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Systèmes
de je scanne pour l'incorporation massive ou discrète de documents
qui sont dans des formats non électroniques. |
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Gestion
de documents et ses metadatos. |
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Références
à des documents externes au système de gestion documentaire lui-même
(photos, vidéos, radiographies, etc.). |
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Création
de relations entre des documents et entre ceux-ci et le reste de
composants du système documentaire (chemises, metadatos, etc.). |
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Maintien
de de historique des documents. |
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Localisation
de documents au moyen de techniques de recherche. |
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Édition
d'archives en utilisant ses outils indigènes de création. |
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Disposition
d'un software pour la visualisation d'archives dans les formats les
plus communs. |
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Contrôle
de l'accès à des documents selon des profils d'utilisateur. |
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Annotation
dans des documents sans modifier le contenu de de ces derniers. |
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Importation
d'information contenue dans d'autres applications. |
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Outils
de flux de travail qui incluent un contrôle de de ce dernier. |
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Systèmes
d'impression de documents. |
Les systèmes de gestion
documentaire plus avancés permettent aussi :
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La
gestion du cycle de vie je complète d'un document, en maintenant le
plan de de révisions et de ce qui est historique de changements. |
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La
relation des documents avec les éléments ou les actifs. |
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